Kinnarps AB

– Tidigare hade jag alltid ett malande i huvudet kring vem
som skulle gå vilken kurs eller utbildning och om jag hade
glömt någon viktig uppgift i samband med detta.

Med Competence Tool sker utbildnings-administrationen automatiskt,
vilket avsevärt förenklar min arbetsdag.

Mikael Carlstedt arbetar som produktionsområdeschef vid Kinnarps AB.
I Kinnarp tillverkas skrivbord, hyllor och andra kontorsmöbler.
Materialen som används är trä, laminat och melamin.
Produktionen sker måndag till fredag, dygnet runt.
Mikael är chef för fyra ledare och tre tekniker.
De fyra arbetsledarna ansvarar i sin tur för 150 kollektivanställda.
En viktig uppgift för Mikael är att se till att rätt material produceras
vid rätt tillfälle. En annan är att skapa förutsättningar för de
sju medarbetarna att lösa sina arbetsuppgifter på ett bra sätt.

– Tidigare skedde en hel del på måfå när det gäller kompetensutveckling.
Jag hade på känn att en viss medarbetare behövde komplettera vissa
kunskaper och skickade honom eller henne på utbildning.

Mikael matade in kompetensuppgifter i materialplaneringssystemet,
men sedan gick det trögt att få fram informationen igen.

– Det hände väl också att jag missade att lägga in några uppgifter.
Navet i utvecklingssamtalet

Sedan Kinnarps började använda Competence Tool
har Mikaels dagliga arbete underlättats, samtidigt
som arbetet med kompetensutveckling har effektiviserats.

– Varje medarbetare har en egen utbildningsplan i Competence Tool,
med tillhörande prioriteringar. Sedan kommer kallelsen från HR direkt
till ledaren.Var sjätte månad håller Mikael utvecklingssamtal med sina medarbetare. Navet i samtalen är Kompetensrosen i Competence Tool.

– Den tydliggör vilken kompetens den enskilde medarbetaren ska ha,
vilken kompetens han eller hon har idag och vilka åtgärder vi tillsammans
ska vidta för att fylla eventuella kunskapsgap.

– Kompetensrosen gör det även enklare att ta upp saker som Mikael Carlstedt, produktionsområdeschef, Kinnarps AB tidigare kunde vara känsliga. Eftersom Competence Tool ger svart på vitt om hur det står till med kunskaperna finns det inget utrymme för tyckande eller spekulationer, utan samtalen förs på ett sakligt och konstruktivt sätt.

Årets kompetensföretag 2003

En annan fördel med Competence Tool är att Mikael Carlstedt får

hjälp med att identifiera och kartlägga tidigare okända kunskaper.

– Jag har lärt känna arbetsledarna bättre sedan vi införde Competence Tool,
både som yrkesmän och människor. Och arbetsledarna har i sin tur lärt
känna sina medarbetare bättre.

Ett exempel: de flesta av våra maskiner kommer från Tyskland.
Då är det en klar fördel om några i gruppen förstår och talar tyska.
Sådana viktiga kunskaper kommer fram eftersom vi kartlägger
den samlade kompetensen på ett strukturerat sätt.

Uppemot 50 chefer vid Kinnarps använder Competence Tool
för att hantera kompetensutvecklingen för totalt 1200 anställda.
Företaget finns idag i frontlinjen när det gäller kompetensutveckling.
Ett viktigt bevis på detta kom 2003 när Kinnarps AB blev utsett till Årets kompetensföretag.

Volvo Personvagnar

– Kompetensrosen i Competence Tool gör att jag och den enskildemedarbetarendirekt ser var eventuella kunskapsglapp finns.
Därefter kan vi fokusera på att fylla igen dem.

Det här gör utvecklingssamtalen konkreta och meningsfulla för båda parter.
Gun-Britt Ek arbetar som ledare och kvalitetskoordinator
vid Volvo Personvagnar i Floby.

I fabriken tillverkas bromsskivor och vevstakar till personbilar samt skivor och nav till lastbilar. Arbetet bedrivs i treskift.

– Tidigare arbetade jag med en utbildningspärm och olika dokument i Excel
och Word. Det här gjorde det svårt för mig att få en överblick över
kompetensläget och vilka åtgärder som skulle vidtas.
I Competence Tool är allt samlat på ett ställe, vilket är mycket praktiskt.

– Dessutom är det nya verktyget användarvänligt.
Det räcker med grundläggande datorkunskaper för
att dra nytta av alla dess fördelar.

Tydlighet skapar trygghet

Volvo Personvagnar har drygt 300 anställda i Floby.
På kvalitetsavdelningen arbetar tolv personer.
Deras uppgift är att minska kassationer och reklamationer
genom att medverka till ständiga förbättringar av produkterna.
En gång om året håller Gun-Britt utvecklingssamtal och upp-
följningssamtal med varje medarbetare.

– Efter utvecklingssamtalet lägger vi tillsammans upp en utvecklingsplan.
Sedan skriver jag in i Competence Tool vem av oss som har ansvaret för
att en viss åtgärd blir gjord. Därmed är det enkelt att göra en avstämning
vid uppföljningsmötet ett halvår senare.

Gun-Britt har även lagt in ansvar och befogenheter för varje befattning i Competence Tool, vilket är ett krav eftersom företaget är certifierat enligt QS 9000.

– På köpet får jag och mina medarbetare ökad tydlighet eftersom vi har dokumenterat skriftligt vad som förväntas av varje individ och vilka beslut
som han eller hon kan fatta i det dagliga arbetet.
Och tydlighet skapar trygghet.

Samma kompetensspråk
Något Gun-Britt särskilt uppskattar i Competence Tool är Kompetensrosen. Det är en grafisk symbol som klart och tydligt visar börvärdet, det vill säga vilka krav som ställs för en viss befattning, och ärvärdet, var den enskilde befinner sig kunskapsmässigt idag.

– Därefter vidtar vi tillsammans lämpliga åtgärder. Det kan handla om
att den enskilde medarbetaren genomgår en viss utbildning eller får
handledning av någon kollega som har större erfarenhet inom ett visst
område. Det är även enkelt att via Competence Tool knappa fram
kompetensläget för hela avdelningen.

– Den här funktionen är till stor hjälp när jag ser över helheten
och det totala utbildningsbehovet. Samtliga medarbetare vid fabriken
i Floby har en egen profil i Competence Tool. Det innebär att Gun-Britt
arbetar med samma verktyg vid utvecklingssamtalen med sina medarbetare
som när hon själv har utvecklingssamtal med sin chef, den platsansvarige.

– Hos oss talar alla samma kompetensspråk. Det gör arbetet enklare och snabbare, samtidigt som kvaliteten blir betydligt högre, säger Gun-Britt Ek.