P&L Nordic AB

17 viktigaste nyttorna med
Competence Tool!

1	Competence Tool hjälper dig att se hur pensionsavgångar och andra avgångar påverkar kompetensläget.
2	Competence Tool hjälper dig att få koll på Kommunens alla kompetenser på alla nivåer.
3	Competence Tool synliggör att kvalitetsbrister ofta är kompetensbrister.
4	Competence Tool kan producera enkla nyckeltal – för att tydliggöra personalens utveckling.
5	Competence Tool kan användas för att få involverade/motiverade medarbetare.
6	Competence Tool skapar tydlighet i kompetenskraven.
7	Competence Tool gör det lättare att rekrytera.
8	Competence Tool ger dig hjälp med bemanningen.
9	Competence Tool hjälper dig med rehabilitering /omplacering.
10	Competence Tool hjälper dig att gå från slumpmässig utbildning till kompetensstyrning.
11	Competence Tool skapar bättre förutsättningar för en lärande organisation.
12	Competence Tool håll ordning på kursadministrationen.
13	Competence Tool är en stor hjälp vid lönesättningen.
14	Competence Tool är det perfekta kvalitets- och miljöledningssystemet.
15	Competence Tool är ett bra hjälpmedel i arbetet med individ- och grupputveckling.
16	Competence Tool underlättar utvecklingssamtal och gör det lätt att planera rätt kompetensutveckling.
17	Competence Tool hjälper dig att koppla samman kompetensutvecklingen med verksamhetens mål.

1. Competence Tool hjälper dig att se hur pensionsavgångar /andra avgångar påverkar kompetensläget
Det är självklart viktigt att ha koll på nuläget, men det är lika viktigt att kunna se hur kompetensen ser ut nästa år, eller året därpå. Många Kommuner har stora pensionsavgångar /andra avgångar inom de närmaste åren och man ser också att kompetenskraven kommer att förändras inom vissa områden. Detta ställer krav på att kunna simulera framtida scenarier.
I Competence Tool kan du se läget för kompetens och kompetensbehov flera år framåt – du kan på ett enkelt sätt titta in i framtiden. Genom att ställa om datumet i Competence Tool kan du exempelvis se vilka kompetensbrister du kommer att ha om 24 månader. Du matar in det du vet i fråga om pensionsavgångar, längre sjukskrivningar, barnledigheter samt gör antaganden kring exempelvis hur många av en viss befattning som vanligtvis slutar varje år. Sedan är det bara att ange vid vilket datum du vill se hur kompetensen kommer att se ut och därefter dra de rätta slutsatserna av resultatet. Du kan göra både successions-planering och talent management.

2. Competence Tool hjälper dig att få koll på Kommunens alla kompetenser på alla nivåer
Skickar ni rätt medarbetare på rätt utbildning/lärande aktivitet vid rätt tidpunkt? Vet ni vem som behöver kompetensutvecklas i vad? Competence Tool kan hjälpa Er med dessa frågor. Med en tydlig kompetensprofil och väl definierade kompetensområden kan man arbeta professionellt med att identifiera individers och avdelningars kompetenser och kompetensbrister.
Varje enskild kompetensbrist innebär sannolikt att en individ eller avdelning inte löser sina uppgifter och uppdrag med förväntad effektivitet. Konsekvensen av kompetensbristen är ineffektivitet, sämre service till kommunens invånare, minskad kundhöjdhet och ökade kostnader (kompetensbristkostnader). Genom att identifiera/validera och åtgärda individers, avdelningars och förvaltningars kompetensbrister ökas den kommunala verksamhetens totala effektivitet. Exempel: Ett Vårdbiträde utan nödvändiga kunskaper om medicinhantering kan riskera hälsan på vårdtagare. En Lärare med dålig kompetens inom pedagogik förmedlar förmodligen mindre kunskap till eleverna. En Brandman utan rätt kompetens kan vara en säkerhetsrisk för sig själv och sina arbetskamrater. Genom att få koll på vilka kompetenser kommunen har idag och vilka man vill ha, så kan man hjälpa organisationen att ta steget från slumpmässiga kompetens-utvecklingsinsatser till kompetensstyrning av verksamheten.

3. Competence Tool synliggör att kvalitetsbrister ofta är kompetensbrister
Kvalitetsbrister i verksamheten är oftast kompetensbrister. Att säkerställa kompetensen hos individer och avdelningar är därmed ett sätt att minska kvalitetsbristerna. Exempel: • Om en kokerska inte vet hur man enligt Livsmedelslagen bör hanterar olika livsmedel så kommer kvalitetsproblem uppstå.
• Om en barnskötare saknar kunskaper om Läroplanen för förskolan Lpfö 98 så kommer kvalitetsproblem uppstå inom förskolan. Competence Tool I Competence Tool är det enkelt att identifiera kompetensbrister. Rätt utformat kan kompetensen dessutom valideras på ett bra sätt. Med hjälp av Authoring Tool (ett författarverktyg där du själv kan skapa interaktiva utbildningar och tester) är det möjligt att säkerställa och validera kompetenser och därmed undvika kvalitetsproblem.

4. Competence Tool kan producera enkla nyckeltal – för att tydliggöra personalens utveckling
Prestation har blivit ett nyckelbegrepp för att driva framgångsrika organisationer. Arbetet med att utveckla och förbättra prestationer kan sägas handla om att skapa förutsättningar för att människor ska kunna utvecklas, prestera väl och växa med sina arbetsuppgifter på ett sådant sätt att de stärker verksamhetsprocesserna och förändrar det resultats som skapas av organisationen. Här krävs tydlighet i krav samt bra beskrivningar av nuläget och händelseförloppen. För att förändra det resultat, som skapas av organisationen, behövs bra nyckeltal som alla förstår och drivs av.
Nyckeltal för att följa t ex. kostnader och kvalitet är organisationer redan idag ofta mycket duktiga på. Men att följa nyckeltal för personalens kompetens är mer ovanligt. Man bör ha begränsat antal nyckeltal som används, för att få full fokus på lärandet runt dessa. Här kommer några idéer till nyckeltal som kan användas: Kompetensbristkostnader, dvs vilka kostnader har vi idag som beror på bristande kompetens? I Competence Tool finns det olika möjligheter att plocka fram dessa nyckeltal. Vilka kritiska kompetensbrister har vi idag? Competence Tool hjälper dig med enkla rapporter om detta. Hur många personer har konkreta utvecklingsplaner som leder mot målen? Lätt att rapportera om med hjälp av Competence Tool. Hur många kompetens Gap har vi idag? Competence Tool tar fram detta till dig. Strategiskt arbete – Balanced Score Card Vid strategiskt arbete och vid införande av Balanced Score Card krävs styrtal/nyckeltal inom bland annat lärandeperspektivet/ HR-området. Styrtal inom HR-området är många gånger svårt att få fram. Men med hjälp av rapportgenerator i Competence Tool är det möjligt att hitta mätbara styrtal/nyckeltal inom HR-arbetet och därmed arbeta strategiskt.

5. Competence Tool kan användas för att få involverade/motiverade medarbetare
Det är viktigt att involvera alla i arbetet med att utveckla gruppens och med- arbetarnas kompetens så att arbets-uppgifterna kan genomföras på bästa sätt. Competence Tool kan ge dig en överblick per arbetsgrupp, avdelning eller på hela organisationen, samt tydliggör och involverar alla i kompetensarbetet. De översikter och rapporter som Competence Tool ger, kan användas på arbetsplatsträffar för att bli överens om
vilka kompetenser som är viktigast att utveckla i gruppen samt vem som tar på sig ansvaret för att utvecklas. Alla får en klar bild över vilka kritiska kompetensbrister som gruppen har och vad som ska åtgärdas. Sedan är det bara att fördela ansvaret för vem som ska utveckla kompetensen. Alla medarbetare kan i Competence Tool - Kunskapskällan (via internet) se sin egen situation och handlingsplan när det gäller kompetensutveckling.

6. Competence Tool skapar tydlighet i kompetenskraven
Otydlighet i mål och krav är troligen ett av de största problemen i många organisationer i dag. Dalai Lama har sagt ”den största tjänsten du kan göra en medmänniska är att säga ditt hjärtas mening”. I Competence Tool kan du som chef enkelt tydliggöra kraven på varje medarbetare, vilket ökar motivationen hos varje individ att utvecklas vidare.
Med denna enkla symbolik skapas ett ”kompetensspråk” som gör att diskussionen blir tydligare och eftersom alla behärskar detta språk blir kommunikationen betydligt bättre. Bra för alla! De röda fälten anger vilka kompetenskrav som arbetsuppgiften ställer. De blå visar hur stor kompetens medarbetaren har. Den gröna färgen visar vilken prioritering medarbetaren och hans chef har beslutat om. Med denna enkla symbolik skapas väldigt bra förutsättningar för en konstruktiv dialog mellan chef och medarbetare! Till de kompetenser som prioriterats i utvecklingsplanen så kopplas aktiviteter. Aktiviteter som gör att man höjer sin kompetensnivå. På detta sätt så ”snitslar” man banan och det blir enkelt och tydligt för både medarbetare och chef att följa den uppgjorda planen.

7. Competence Tool gör det lättare att rekrytera Anställer ni rätt medarbetare?
För lyckad rekrytering är det viktigt att ta fram ordentliga kravspecifikationer utifrån aktuellt uppdrag och företagets kompetensbehov. Exempel: Vid rekrytering ska uppdrags-beskrivning och kompetensprofil för aktuell tjänst tas fram. Vid rekrytering bör hänsyn tas till företagets långsiktiga kompetens-försörjning.
Competence Tool Med Competence Tool beskrivs uppdraget och kompetensprofiler tas fram. Man kan enkelt ta fram profiler för såväl grovgallring som urval av slutkandidater. På så vis kan rekryteringen utföras professionellt och med hög precision. Efter avslutad rekrytering är det lätt att med hjälp av Competence Tool planera hur introduktion av den nyanställde skall genomföras.

8. Competence Tool ger dig hjälp med bemanningen
Bemanningsmodulen i Competence Tool ger ledaren/chefen, medarbetaren möjlighet att planera så att varje arbetslag har rätt bemanning utifrån kompetens, kostnader och arbetstidslagar. Bemanningsmodulen tar hänsyn till en mängd olika parametrar då den kan ta fram förslag på ersättare utifrån: Rätt kompetens Tillänglig utfyllnadstid Övertidssaldo Övertidsdispenser Arbetstidsregler Medarbetarens önskemål
Modulen tittar på hela arbetslaget och pusslar om för bästa lösning utifrån de parametrar som ni prioriterat. Därmed säkerställer ni inte enbart att ni får rätt kompetens utan ni får även den ekonomiskt mest fördelaktiga lösningen. Ni får helt enkelt hjälp att plocka fram den bästa ersättaren utifrån kompetens, kostnad och lagregler.

9. Competence Tool hjälper dig med rehabilitering/omplacering
Det finns tillfällen då en medarbetare inte längre kan arbeta kvar på sin nuvarande arbetsplats med befintliga arbetsuppgifter och därmed sammanhängande krav. Arbetsgivaren har då enligt lagar och föreskrifter långtgående skyldigheter att utreda möjligheterna till anpassning av arbetet och undersöka möjligheterna till omplacering. Competence Tool kan på ett snabbt och enkelt sätt hjälpa dig med detta.
Det är lätt att jämföra individens profil med profilen för andra befattningar och på det sättet se om det är möjligt att arbetspröva eller omplacera medarbetaren. Detta sparar tid och kraft för både medarbetare och arbetsgivare samt effektiviserar det arbetslivsinriktade rehabiliteringsarbetet.

10. Competence Tool hjälper dig att gå från slumpmässig utbildning till kompetensstyrning
Kompetensutveckling är nödvändig och det gäller att ha hög utbildningsprecision. Competence Tool hjälper dig med detta. Du vet alltid vem som behöver utbildning, och i vad. Competence Tool tydliggör ärvärden och börvärden vad det gäller kompetensen på individnivå, gruppnivå och avdelningsnivå – något som sätter kommunens kommande behov i centrum. Detta ger en hållbar kompetensutveckling som ökar motivationen och stärker verksamheten.
Exempel Många organisationer har svårt att identifiera var behovet av kompetensutveckling finns och har därmed dålig utbildningsprecision. Competence Tool Med Competence Tool är det enkelt att identifiera vilken kompetensutveckling som behövs och vilka personer som behöver kompetensutvecklas. På så vis blir det rätt person på rätt utbildning/lärande aktivitet vid rätt tidpunkt och därmed inga onödiga utbildningskostnader, eller bortkastad arbetstid. Man kan också göra jämförelser mellan olika avdelningar och arbetslag samt genomföra kompetensgap analyser på dessa.

11. Competence Tool skapar bättre förutsättningar för en lärande organisation
Det finns alltid stor kompetens i en organisation och det finns alltid behov av kompetensutveckling. Exempel En medarbetare har ett stort intresse för och är en erkänd specialist inom ett visst område och kan förklara för andra hur det fungerar. Personen har också tagit fram utbildningsmaterial i Powerpoint.
Competence Tool I Competence Tool är det enkelt att söka upp personer med olika kompetenser. På så vis är det möjligt att skapa enkla och kostnadseffektiva lärande aktiviteter genom att skapa en organisation där kompetenser förs över från en medarbetare till en annan. I systemet finns också Authoring Tool, som duktiga medarbetare kan använda för att skapa eget utbildningsmaterial och tester.

12. Competence Tool håller ordning på kurs-administrationen
I Competence Tool är del enkelt att sköta kursadministrationen. Du kan göra kurs-kataloger, inbjudningar, anmälningar, bekräftelser, kallelser, deltagarlistor, påminnelser, närvarolistor, enkäter, intyg, certifikat, rapporter, debiteringsunderlag m.m – ja allt som kommunen kan tänkas behöva för sin kursadministration kan göras i Competence Tool. Det är också enkelt att synliggöra möjliga och planerade kompetensutvecklingsinsatser.
Competence Tool /Kunskapskällan kan med enkla medel användas som en portal för kompetensutveckling med t.ex. e-learning.

13. Competence Tool är en stor hjälp vid lönesättningen
Många företag använder lönesystem med ett antal olika steg. Exempel: Olika tjänster/befattningar ska klassificeras och värderas. Personliga kvalifikationerna ska värderas.
Competence Tool I Competence Tool är det enkelt att klassificera och värdera tjänster/befattningar. Det är också möjligt med lönesystem som grundar sig på kvalifikationer/kompetenser.

14. Competence Tool är det perfekta kvalitets och miljöledningssystemet
Exempel: Uppdragsbeskrivning för företag och avdelningar skall finnas. Ansvar och befogenheter ska beskrivas för roller och befattningar. Organisationen ska säkerställa att personal har nödvändig kompetens för sitt uppdrag. Organisationen ska arbeta med kompetensutveckling.
Företaget ska enligt ISO 14001 identifiera personalgrupper som påverkar företagets betydande miljöaspekter. Företaget ska på lämpligt sätt dokumentera kompetens, genomgångna utbildningar mm. Företaget ska utvärdera att genomförda utbildningar haft avsedd effekt. Organisationen ska beskrivas. Competence Tool Competence Tool uppfyller alla ISO-standardernas krav för kompetensarbete. I Competence Tool kan man dessutom uppfylla andra ISO-krav som att t.ex. beskriva organisationen samt att göra uppdrags- och befattningsbeskrivningar. Eftersom Competence Tool lätt kan göras tillgänglig för all personal kan Competence Tool användas som en informationsdatabas för att dokumentera information som normalt sett finns i Kvalitetshandböcker/pärmar.

15. Competence Tool är ett bra hjälpmedel i arbetet med individ och grupputveckling
Det är inte bara när ISO-revisorn kommer som det är bra att ha koll på vad som verkligen gjorts! I Competence Tool kan du hela tiden följa hur och vilken kompetens som förändras för olika personer. Varje ökning av kompetens loggas, och kan signeras, och kan då i efterhand lätt följas upp per medarbetare och grupp/avdelning.

16. Competence Tool underlättar utvecklingssamtal och gör det lätt att planera rätt kompetensutveckling
Competence Tool hjälper dig att vara objektiv och tydlig i utvecklingssamtalen, vilket underlättar en konstruktiv dialog med den enskilde medarbetaren. I Competence Tool så finns det en tydlig koppling mellan arbetsuppgift, kompetens- gap och planerad utveckling. Det är viktigt att det är enkelt för chef och medarbetare att arbeta med en bra metodik:
Att enkelt kunna sätta krav på varje medarbetare utifrån de krav som arbetsuppgiften ställer. Att ur dessa krav enkelt kunna definiera de kompetensgap som varje medarbetare har. Att för dessa kompetensgap få förslag på, och enkelt kunna boka, de lärande aktiviteter som snabbast och effektivast täcker de gap som finns. Att i efterhand kunna producera rapporter om viktiga nyckeltal så att alla involveras och är informerade. I Competence Tool gör man detta i en enkel och lätthanterlig sekvens. Kompetensgapen för varje medarbetare beskrivs med en enkel symbolik.

17. Competence Tool hjälper dig att koppla samman kompetensutvecklingen med verksamhetens mål.
Vid den årliga genomlysningen av verksamhetsplanen så revideras och ändras ofta en hel del parametrar. Omvärlden förändras, politiska beslut skapar nya förutsättningar, ny teknik kommer m.m. Detta innebär många gånger att den i verksamheten efterfrågade kompetensen förändras. Med Competence Tool går det snabbt och enkelt att förändra kompetenskraven, prioritera de viktigaste samt lägga till nya lärande aktiviteter. Därmed blir det en direkt och tydlig koppling mellan verksamhetens mål och den kompetensutveckling som prioriteras och genomförs.
Exempel: Kommunen har tagit beslut om en omorganisation av äldreomsorgen, man vill ha större verksamhetsområden. Detta innebär mer ansvar för enhetscheferna och förändrade kompetenskrav. Dessa förändringar av kompetenskraven gör man på ett enkelt sätt i Competence Tool, vilket innebär att rätt person får rätt utbildning/rätt lärande aktivitet vid rätt tidpunkt.